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Déclaration de confidentialité relative à la protection des données

Déclaration de confidentialité relative à la protection des données du service de bibliothèque du comté de Kilkenny

Qui sommes-nous et pourquoi avons-nous besoin de vos informations ?

Le conseil du comté de Kilkenny cherche à promouvoir le développement économique, social et culturel du comté de Kilkenny et, ce faisant, contribue de manière significative à l'amélioration de la qualité de vie des habitants du comté de Kilkenny.

Kilkenny Library Service est la fonction du Conseil chargée de remplir les fonctions statutaires du Conseil en ce qui concerne les services de bibliothèque.

La prestation de services de haute qualité, adaptés pour répondre aux besoins de tous nos clients, reste l'un des principaux objectifs du conseil du comté de Kilkenny et est inclus dans notre plan d'entreprise. Ce service de qualité comprend non seulement le niveau et la qualité du service rendu à nos clients, mais également la qualité de nos processus de prise de décision, l'efficience et l'efficacité de nos opérations d'entreprise, le niveau de nos installations et notre capacité à nous adapter à un environnement changeant.

Afin de fournir la gamme de services la plus efficace et ciblée pour répondre aux besoins des citoyens, des communautés et des entreprises du comté de Kilkenny, nous serons tenus de collecter, traiter et utiliser certains types d'informations sur les personnes et les organisations. Selon le service recherché ou fourni, les informations recherchées peuvent inclure des « données personnelles » telles que définies par les lois sur la protection des données et par le règlement général sur la protection des données (RGPD) et peuvent concerner les utilisateurs actuels, passés et futurs du service ; passé; les employés actuels et potentiels ; Fournisseurs; et les membres du public susceptibles de communiquer avec notre personnel. En outre, le personnel peut être amené, de temps à autre, à collecter, traiter et utiliser certains types de données personnelles pour se conformer aux exigences réglementaires ou législatives.

En tant que membre/utilisateur de la bibliothèque, le service de bibliothèque du comté de Kilkenny traite vos données personnelles dans le cadre de la fourniture de services de bibliothèque pour sa région.

Cette déclaration décrit les types d'informations que nous recueillons auprès de vous, comment nous les utilisons, comment nous les partageons avec d'autres, combien de temps nous conservons vos informations, vos droits, comment vous pouvez gérer les informations que nous détenons et comment vous pouvez nous contacter .

Le contenu de cette déclaration peut changer de temps à autre, la dernière version peut être trouvée sur notre site Web à l'adresse www.kilkennylibrary.ie et au guichet de la bibliothèque dans nos succursales.

Pourquoi avons-nous une déclaration de confidentialité ?

Le service de bibliothèque du conseil du comté de Kilkenny a créé cette déclaration de confidentialité afin de démontrer notre engagement ferme en matière de confidentialité et de vous assurer que dans toutes vos transactions avec le service de bibliothèque du conseil du comté de Kilkenny, nous assurerons la sécurité des données que vous nous fournissez.

L'engagement de Kilkenny County Council Library Service envers vous est que les données personnelles que vous pourriez être amené à nous fournir sont :

  • Obtenues de manière licite, loyale et transparente.
  • Obtenu uniquement à des fins spécifiées, explicites et légitimes. 
  • Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues.
  • Enregistrés, stockés avec précision et en toute sécurité et, si nécessaire, mis à jour.
  • Conservé uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles il a été obtenu.
  • Conservées sous une forme permettant l'identification de la personne concernée.
  • Traitées uniquement d'une manière qui assure la sécurité appropriée des données personnelles, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal.

 

Politique de protection des données

Le conseil du comté de Kilkenny a une politique de protection des données qui explique plus en détail comment nous, en tant qu'organisme public, nous engageons à assurer la sécurité de toutes les données personnelles que vous nous fournissez.

Une copie de la politique de protection des données est accessible ici.

Quelles informations collectons-nous?

Informations que vous nous donnez lorsque vous devenez membre du Service Bibliothèque en agence ou en ligne, ou si vous nous contactez via notre site internet

Informations que vous envoyez directement dans la correspondance ou les courriels aux points de service de la bibliothèque

Informations que nous obtenons de votre utilisation de nos services de bibliothèque.

Informations que vous nous donnez si vous êtes un fournisseur de bibliothèque

Images de vidéosurveillance qui sont surveillés/enregistrés le sont conformément à notre politique de vidéosurveillance accessible ici.

 

Comment nous utilisons ces informations

Pour permettre la fourniture d'un service de bibliothèque efficace, les informations que nous collectons et détenons sur vous peuvent être utilisées pour :

  • donner accès à un service de prêt et de demande de bibliothèque via le système de gestion de la bibliothèque unique
  • fournir des rappels en retard, demander des avis, etc. aux membres
  • vous permettre d'accéder à des services tiers - auxquels nous souscrivons au niveau national ou local - si vous vous inscrivez auprès d'eux
  • autoriser les réservations et l'accès aux PC publics et à Internet
  • autoriser l'utilisation du Wi-Fi de la bibliothèque
  • permettre l'utilisation des services d'impression
  • permettre les réservations et la participation aux événements
  • traiter les paiements, par exemple les frais pour les objets perdus par un adulte, etc.
  • pour vous informer des services de la bibliothèque, des événements et des activités régulières, par exemple les clubs de lecture, les groupes de parents et de tout-petits, etc.
  • vous contacter pour effectuer des recherches sur les services et le développement actuels ou futurs de la bibliothèque
  • permettre au conseil du comté de Kilkenny de traiter les paiements pour les fournisseurs de bibliothèques, par exemple les frais pour les services fournis à la bibliothèque, le paiement des factures, etc.
  • Les images CCTV peuvent être utilisées à des fins de prévention, d'enquête, de détection ou de poursuite d'infractions pénales et pour la sécurité du personnel et du public.

 

Adhésion à la bibliothèque

Tous les candidats à l'adhésion à la bibliothèque sont priés de fournir des informations, y compris les catégories de données suivantes ;

  • Nom (Nom & Prénom)
  • Adresse avec Eircode
  • Année de naissance,
  • Âge (moins de 18 ans uniquement)
  • Genre
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone portable
  • Nom complet du parent/tuteur (moins de 18 ans uniquement)
  • Adresse du parent/tuteur (moins de 18 ans uniquement)
  • PIN

L'adhésion expire chaque année et peut être renouvelée à la demande de l'usager de la bibliothèque.

Toute information personnelle fournie sera traitée avec les normes de sécurité et de confidentialité les plus élevées, conformément aux lois sur la protection des données de 1988 à 2018.

 

Système de gestion de bibliothèque

 Le développement des bibliothèques est la fonction LGMA chargée de remplir les fonctions statutaires de la LGMA en ce qui concerne les services de bibliothèque. Dans le cadre de ce rôle, LGMA (Libraries Development) fournit, définit et contrôle le système informatique utilisé pour soutenir le service de prêt du réseau de bibliothèques publiques des autorités locales irlandaises. Ce système s'appelle le système de gestion de bibliothèque (LMS).

Vous pouvez accéder à LGMA /Libraries Ireland Déclaration de confidentialité relative à la protection des données ici.

 

Partage des données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers sélectionnés, y compris, par exemple, ISA, NMN, An Garda Siochana, des représentants légaux et d'autres agences gouvernementales, lorsque la loi l'exige. Les données sont partagées avec d'autres bibliothèques des autorités locales irlandaises dans le but de fournir le système de gestion de bibliothèque unique et des services de bibliothèque partagés. L'un des avantages de ce service national de bibliothèque / système de gestion unique des bibliothèques est que vous pouvez rechercher, réserver et recevoir des articles de bibliothèque de l'un des 31 services de bibliothèques des autorités locales. Vous pouvez également utiliser votre carte de bibliothèque dans l'une des 336 succursales du pays.

La bibliothèque du conseil du comté de Kilkenny offre à ses membres de la bibliothèque un accès à des services en ligne fournis par des tiers. Certains sont souscrits localement et d'autres au niveau national. Voir www.kilkennylibrary.ie  pour une liste complète et l'accès à la même chose. L'accès est également disponible aux services en ligne fournis à l'échelle nationale par www.librariesireland.ie

Ils recueilleront des données personnelles vous concernant, y compris votre numéro de carte de bibliothèque, à leurs propres fins. Kilkenny County Council Library Service ne partage pas vos données personnelles avec ces tiers. Certains d'entre eux – le cas échéant – sont autorisés à vérifier certaines informations par rapport au système LMS afin de confirmer leur validité.

Vous devez vous référer à leurs déclarations de confidentialité pour plus d'informations sur ce qu'ils font de vos données et sur les droits dont vous disposez.

Produits/services de fournisseurs tiers tels que les kiosques libre-service de la bibliothèque, les services de réservation de PC et Wi-Fi et le contrôle d'accès à My Open Library - lien vers le système de gestion de la bibliothèque à des fins de vérification ou pour extraire les informations requises lorsque vous numérisez/entrez dans votre bibliothèque le numéro de code-barres de la carte et votre code PIN pour accéder au service

Les kiosques libre-service permettent d'emprunter/renouveler et rendre des articles de bibliothèque, de vérifier votre compte de bibliothèque et certains incluent la réservation/connexion à un PC et le paiement et la libération d'impressions.

Le service My Open Library de la bibliothèque Castlecomer offre des heures d'ouverture prolongées aux membres de la bibliothèque pendant les heures sans personnel. Le service est proposé sept jours sur sept, 365 jours par an en dehors des heures normales d'ouverture de 8h à 10h. Cette installation en libre-service permet aux membres de My Open Library d'accéder à la bibliothèque et d'utiliser : les kiosques en libre-service ; les ordinateurs publics ; Wi-Fi et installations d'impression/photocopie/numérisation. De plus, les espaces d'étude/lecture et l'espace de réunion peuvent également être utilisés.

Le service de la bibliothèque utilise également les services de fournisseurs tiers pour la surveillance et la maintenance des systèmes de vidéosurveillance/sécurité, qui traitent les données personnelles. Les images CCTV sont surveillées/enregistrées à des fins de prévention et d'enquête sur la criminalité, la sécurité du public et des employés et la santé et la sécurité.

 

La base juridique du traitement des données personnelles

La base juridique du traitement des données personnelles par le service de la bibliothèque est principalement contenue dans le

législation suivante :

  • En vertu de l'article 6, paragraphe 1, points a) et e), du RGPD et
  • Loi de 2005 sur la sécurité, la santé et le bien-être au travail
  • Article 66 de la loi de 2001 sur les collectivités locales
  • Local Government Act, 2001 – Partie 9, Chapitre 3 – Fonctions de bibliothèque et d'archivage
  • Ordonnance de 2012 sur la création de l'Agence de gestion des collectivités locales - Instrument statutaire 290 de 2012
  • Loi de 2012 sur le gouvernement local (dispositions diverses) (transfert de fonctions d'An Chomhairle Leabharlanna) Ordonnance de 2012 - Instrument statutaire 423 de 2012.

Il peut y avoir un nombre limité de circonstances dans lesquelles le service de bibliothèque s'appuie sur le consentement pour le traitement des données personnelles. Dans de telles circonstances, la personne concernée a le droit de retirer à tout moment son consentement au traitement de ses données personnelles. Lorsque des catégories particulières d'informations sont traitées, le service de la bibliothèque obtiendra le consentement explicite de la personne concernée à un tel traitement, sauf si cela n'est pas requis par la loi ou si les données personnelles sont nécessaires pour protéger la santé de la personne concernée en cas d'urgence.

 

Notification des événements de la bibliothèque

Nous ne vous contacterons que si vous avez donné votre consentement pour recevoir des notifications en rapport avec votre utilisation du service et/ou pour recevoir des mises à jour des événements/services de la bibliothèque. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en contactant le Service de la bibliothèque.

 

Politique de conservation des dossiers

Les pratiques du service de bibliothèque en matière de conservation des données personnelles sont guidées par la politique nationale de conservation des archives des autorités locales de la Local Government Management Agency (LGMA) et toutes les mises à jour publiées par la LGMA. Des copies de ces documents sont disponibles ici

Les Images CCTV ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Par conséquent, sauf si les images sont nécessaires pour enquêter sur un incident, ou lorsque les données sont nécessaires à des fins de preuve et/ou de procédure judiciaire, elles ne seront pas conservées au-delà d'un maximum de 28 jours. Après 28 jours, les images seront automatiquement écrasées.

De plus amples informations concernant le traitement des données personnelles, l'utilisation de systèmes de vidéosurveillance et de surveillance peuvent être trouvées dans notre politique de vidéosurveillance qui est disponible ici.

Vos droits

Vous avez le droit de demander l'accès aux données personnelles vous concernant, d'obtenir la confirmation de l'existence de données vous concernant, d'être informé du contenu et de la source des données et de vérifier leur exactitude. En outre, si les données que nous détenons s'avèrent inexactes, vous avez le droit de modifier, de supprimer, de bloquer ou de vous opposer à l'utilisation des données personnelles détenues par le conseil du comté de Kilkenny. Dans certaines circonstances, le blocage de l'accès aux données peut retarder ou supprimer l'accès à un service lorsque les données sont requises par la loi ou à des fins essentielles liées à la fourniture d'un service pour vous.

Veuillez noter que pour aider à protéger votre vie privée; nous prenons des mesures pour vérifier votre identité avant d'accorder l'accès aux données personnelles. Pour exercer vos droits, suivez le lien ici:

Droit de se conformer au Commissariat à la protection des données

 

Si vous n'êtes pas satisfait du résultat de la réponse que vous avez reçue du conseil du comté de Kilkenny concernant votre demande, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection des données qui peut enquêter sur la question pour vous.

 

Le site Web du Commissaire à la protection des données est www.dataprotection.ie ou vous pouvez contacter son bureau à :

Numéro de téléphone :         0761 104 800 ou local 1890 252 231

Courriel: info@dataprotection.ie

Site Web :                     www.dataprotection.ie

Adresse postale:         Commission de protection des données, Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, R32 AP23

 

Informations complémentaires

De plus amples informations et conseils sur le fonctionnement de ce document de politique et de procédures sont disponibles auprès du délégué à la protection des données, Kilkenny County Council.

 

Les coordonnées du délégué à la protection des données du conseil du comté de Kilkenny sont les suivantes :

 

Numéro de téléphone :         +353 56 7794277

Courriel: dataprotection@kilkennycoco.ie

Site Web :                     www.Kilkennycoco.ie

Adresse postale: Conseil du comté de Kilkenny, County Hall, John Street, Kilkenny R95 A39T

 

Surveillance et examen

Les dispositions contenues dans cette déclaration doivent faire l'objet d'un contrôle et d'un examen continus.